Datenschutzhinweise
für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare der
VHP Dr. Vogt & Partner PartG mbB
Wirtschaftsprüfer – Steuerberater – Rechtsanwalt
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefon-/Videokonferenzen, Online-Meetings und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend zusammengefasst: Online-Meeting). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im oben erläuterten Sinne ist:
VHP Dr. Vogt und Partner PartG mbB
Wirtschaftsprüfer – Steuerberater – Rechtsanwalt
Hebelstraße 7 | 68161 Mannheim | Deutschland
Telefon: 0621/150 94 0 | Telefax: 0621/15 43 77 | E-Mail: vhp@vhp.de | www.vhp.de
vertreten durch die Gesellschafter Wolfgang Schmitt, Rechtsanwalt; Tim Kirchner, Dipl.-Betriebswirt, Steuerberater; Johannes Ruland, Dipl.-Kaufmann, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater; Christian Werschak, Dipl.-Betriebswirt, Steuerberater, Michael Würth, Dipl.-Betriebswirt, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ einmalig herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Alle unsere Zoom-Konferenzen arbeiten mit den maximal möglichen Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen, d. h. Verarbeitung aller Daten in Europäischen Rechenzentren, soweit einstellbar und grundsätzliche Aktivierung der Ende-zu-Ende Verschlüsselung für alle Teilnehmer.
Die in unserer Verantwortung durchgeführten Online-Meetings werden nicht aufgezeichnet.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit | Baden-Württemberg
Lautenschlagerstr. 20 | 70173 Stuttgart
Postfach 10 29 32 | 70025 Stuttgart
+49 711 615 541 0
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Verarbeitete Daten
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ übermitteln. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-
aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und gegebenenfalls zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.
Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Datenverarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings im Ausnahmefall aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Üblicherweise besteht allerdings keine entsprechende Notwendigkeit.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Die in Online-Meeting-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
„Zusätzlich Informationen zum Datenschutz des Anbieters „Zoom“ finden Sie unter: https://explore.zoom.us/de/privacy/
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der VHP Dr. Vogt und Partner PartG mbB verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Empfänger der Daten und Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahme haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt:
Sysmatics GmbH, Unterferriedener Straße 33, 90592 Schwarzenbruck, E-Mail: ad@sysmatics.de
Ihre Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir – wiederum im Sinne des Datenschutzes – gegebenenfalls Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Datenlöschung
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Haftungs-/ Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen, zu gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 18.12.2020